Nowa rzeczywistość wymaga nowych rozwiązań. Masz wiedzę, znasz ludzi, którzy mają wiedzę lub poszukujesz wiedzy – obustronne dzielenie się informacjami i doświadczeniami to konieczność na drodze Twojego rozwoju osobistego i zawodowego. Jednak spotkanie twarzą w twarz nie zawsze jest możliwe (szczególnie w obecnej sytuacji). Dlaczego więc nie uczyć innych i siebie, nie nawiązywać nowych kontaktów lub też nie prowadzić działań marketingowych za pomocą narzędzia, od którego dzieli Cię zaledwie kilka kliknięć?

 

Spis treści

1. Ustal swój cel i personę odbiorcy
2. Wybierz odpowiednią formułę
3. Przygotuj scenariusz spotkania i bullet list
4. Zadbaj o atrakcyjne materiały graficzne
5. Promuj śmiało, ale z rozwagą
6. Przygotuj się pod kątem technicznym i wizerunkowym
7. Pozostań w kontakcie
   

 

Webinar (lub webinarium), czyli termin bezpośrednio zapożyczony z języka angielskiego (web + seminar), opisuje formę komunikacji zbliżoną właśnie do seminarium, lecz odbywającą się na ekranach poszczególnych uczestników. Mimo że “spotkanie” takie odbywa się za pośrednictwem łącza internetowego, oddaje ono kluczowe założenia tradycyjnego seminarium – przekaz jednego eksperta/kilku ekspertów do audytorium wraz z możliwością obustronnej interakcji.

Co ważne jednak, dzięki umiejscowieniu seminarium w środowisku online, mogą wziąć w nim udział osoby zainteresowane z każdego miejsca globu, gdzie tylko znajduje się dostęp do internetu, dzięki czemu potencjalna grupa uczestników jest znacznie szersza. Prowadzący mają też w rękach ciekawe narzędzia technologiczne, które pomagają w zaangażowaniu webinarzystów i utrzymaniu z nimi dalszego kontaktu już po zakończeniu webinara.

Powyższe możliwości – choć nie mogą zastąpić spotkania z ludźmi “na żywo” i całej towarzyszącej temu atmosfery – powodują, iż webinar jest świetnym rozwiązaniem dla działalności edukacyjnej, szkoleniowej, sprzedażowej czy też marketingowej. Jak więc dobrze przygotować się do webinara i wykorzystać jego potencjał?

 

1. USTAL SWÓJ CEL I PERSONĘ ODBIORCY

Pierwsze kwestia, którą musisz rozważyć brzmi: dlaczego w ogóle chcę zorganizować webinar i jak pomoże on nie tylko mnie, ale jego uczestnikom? Ustalenie celu, do którego dążysz od razu ułatwi Ci wybór formuły, przygotowanie materiałów i scenariusza do webinaru oraz tego, co nastąpi po jego zakończeniu (o tym później).

Fundamentalne założenie jest takie, że do osiągnięcia Twojego celu niezbędne jest osiągnięcie celów Twoich odbiorców, czyli krótko mówiąc – pomyśl najpierw o nich i o tym, co wyniosą z organizowanego przez Ciebie webinara. Jeżeli cel, który sobie założysz, nie będzie współgrał z oczekiwaniami uczestników (np. postawisz na rozwlekłą opowieść o sobie, na nachalną reklamę swojej działalności, na mało elegancką sprzedaż usług i produktów), to cóż, szybko pomachają Ci kursorem myszki na do widzenia.

„…już na etapie ustalania celu, który chcesz osiągnąć oraz określania sposobu, w jaki zamierzasz pomóc swoim odbiorcom, możesz nakreślić plan tego, jak pozostać z webinarzystami w dalszym kontakcie po tym, gdy sesja dobiegnie końca…”

Przy planowaniu webinara bardzo pomocne może okazać się ustalenie ogólnego profilu odbiorcy, uproszczonej formy tzw. persony. Dzięki rozważeniu tego, kim jest, ile ma lat, gdzie mieszka, w jakich branżach pracuje, co go interesuje, za pomocą jakich mediów najczęściej się komunikuje, łatwiejsze będzie dostosowanie nie tylko komunikacji podczas webinaru, ale również przed nim (promocja) i po nim (newsletter, social media). W skrócie chodzi o to, by z np. dwudziestolatkami pracującymi jako kreatywni freelancerzy nie komunikować się tak jak z osobami w sile wieku, które zajmują kierownicze stanowiska w korporacjach.

 

2. WYBIERZ ODPOWIEDNIĄ FORMUŁĘ

Webinary można prowadzić w kilku formułach i jest to zależne od Twojego uprzednio ustalonego celu, ogólnego zamysłu i możliwości organizacyjnych. Zdecydowanie najłatwiej jest przeprowadzić sesję online, gdzie Ty (lub Twój gość) zwracasz się do uczestników w zamyśle “jeden do wielu”, czyli występ solo. Łatwość polega na tym, że dbasz o aspekty techniczne i merytoryczne wyłącznie po swojej stronie i nie musisz upewniać się co do jakości połączenia, punktualności i właściwego stopnia przygotowania innych ekspertów, z którymi dzielisz webinar.

Bardzo podobnie jest z sesją pytań (często nazywaną z języka angielskiego Q&A, czyli questions and answers), która może być tylko końcowym elementem danego webinaru lub być webinarium poświęconym wyłącznie odpowiedzi na pytania wybranych uczestników. Tu największym wyzwaniem jest fakt, że nie działasz według wcześniej założonego scenariusza i prezentacji, lecz “lecisz na spontanie” pod obstrzałem pytań. Formuła spontaniczna, która mimo swojej nieprzewidywalności musi zostać ujęta w ramy konkretnego zagadnienia czy problemu, bo w innym wypadku można wejść w las niekończących się dygresji i refleksji.

„…Twoje spotkanie online powinno mieć wcześniej założoną strukturę i »mapę«, po której przesuwasz się wraz z webinarzystami od punktu A do punktu Z…”

Webinar w formule wywiadu to ciekawa propozycja dla Twoich odbiorców. Do czynnego udziału w swoim webinarium zapraszasz gościa (lub gości) i Twoim zadaniem jest poprowadzenie płynnej, interesującej rozmowy na żywo z uwzględnieniem pytań od publiczności. W tej formule musisz już mieć na uwadze, że kwestie techniczne dotyczą nie tylko Ciebie, ale również rozmówców wywiadu. W związku z tym koniecznością, której nie unikniesz, jest zadbanie o to, by Twoich rozmówców było dobrze słychać, widać i by zalogowali się do webinarium jeszcze przed jego oficjalnym rozpoczęciem i dołączeniem użytkowników.

Największym wyzwaniem wiążącym się z organizacją techniczną i merytoryczną jest webinarium w formule panelu dyskusyjnego. Jednocześnie jest to świetna płaszczyzna do omówienia tematów i problemów tu i teraz z różnych perspektyw. Konieczne jest nie tylko zaplanowanie przebiegu wieloosobowej dyskusji, ale także postawienie siebie w roli moderatora przebiegających rozmów. Paneliści muszą przestrzegać wyznaczonego czasu na wypowiedzi oraz nie “odpływać” od głównego wątku. To nie jedyne Twoje zadanie, bo tak jak w przypadku formuły wywiadu – czuwasz nad dźwiękiem, obrazem i punktualnością wszystkich wypowiadających się. Dobrym pomysłem jest też upewnienie się, że każdy z dyskutujących zna i swobodnie porusza się na platformie webinarium, która została przez Ciebie wybrana.

 

3. PRZYGOTUJ SCENARIUSZ SPOTKANIA I BULLET LIST

W każdym innym przypadku niż formuła sesji Q&A, gdzie wszystko odbywa się na zasadzie pytań i odpowiedzi (nie tylko uczestników do Ciebie, ale też vice versa), Twoje spotkanie online powinno mieć wcześniej założoną strukturę i “mapę”, po której przesuwasz się wraz z webinarzystami od punktu A do punktu Z. Wcześniejsze przygotowanie ma na celu uniknięcie ślepego zaułka, w którym zaczynasz drapać się po głowie i mruczeć pod nosem “taaak, co to dalej miało być?”. Z tego powodu dobrym pomysłem jest napisanie scenariusza oraz jego syntetycznej, skróconej wersji, czyli bullet listy – listy wypunktowanych kroków i zagadnień podejmowanych w kolejności

Słowo “scenariusz” brzmi tutaj poważnie, ale tak na dobrą sprawę chodzi o to, by wiedzieć:
• co jest motywem przewodnim Twojego spotkania;
• co uczestnicy koniecznie muszą zapamiętać ze spotkania z Tobą;
• jakie wątki i problemy poruszysz oraz
• w którym momencie trwania webinarium to zrobisz;
• kiedy przewidujesz czas na pytania od uczestników;
• jak często będziesz “aktywizować” odbiorców, zadając pytania, zachęcając do uczestnictwa w ankiecie, oferując kod rabatowy do wykorzystania itp.;
• kiedy i w jakiej kolejności udzielać będziesz głosu Twoim gościom;
• na jakie ewentualne pytania musisz się przygotować;
• jak zareagować na nagłe problemy natury technicznej.

Tak, to co powyżej, jest właśnie bullet listą, która może być również skonstruowana według numerów szeregowych, punktów “a,b,c” itp. W przeciwieństwie do scenariusza, gdzie należy rozpisać wszystko nieco szerzej i bardziej szczegółowo, lista punktowana ma za zadanie ułatwić Ci bieżącą kontrolę tego, w którym miejscu jesteś i co właśnie powinno się wydarzyć. Gdy webinar jest w toku, lepiej mieć pod ręką lub na monitorze listę, niż być skazanym na gorączkowe przekopywanie notatek.

 

4. ZADBAJ O ATRAKCYJNE MATERIAŁY GRAFICZNE

Podstawowa sprawa – materiały graficzne w postaci slajdów prezentacji, fotografii, grafik czy filmów zawsze powinny być używane w celu podkreślenia tego, co mówisz, a nie zastąpienia Twoich słów. Bywa niestety tak, że odbiorcom serwuje się przeładowane treścią i niechlujnie przygotowane “powerpointy”, które osiągają efekt odwrotny, do zamierzonego. Odciągają uwagę od tego, co mówisz i komplikują Twój przekaz.

Jak więc sprawić, by prezentowane przez Ciebie treści nie zmuszały uczestników do tego, by czym prędzej zasnęli lub wylogowali się z Twojego webinaru? Należy zwrócić uwagę na trzy podstawowe kryteria prezentowanych treści: estetyka, merytoryka, celowość. Kolejność jest nieprzypadkowa – poszczególne elementy są podane zgodnie z rosnącą ważnością. Rozwiązaniem bliskim ideału jest dbałość o każdy z nich. Oto pytania, które trzeba sobie zadać na każdym z etapów, by swoich odbiorców uratować przed syndromem death by powerpoint:

Estetyka: Czy dobór kolorów tła i treści nie wpływa na czytelność? Czy użyte fonty nie są na siłę “fikuśne”, przez co powodują wrażenie taniego efekciarstwa? Czy zdjęcia/grafiki są rozmieszczone według zamysłu (wyrównane do lewej, wyskalowane do podobnego rozmiaru itp.), czy raczej wrzucone byle jak i byle gdzie? Czy część tekstu nie jest zbyt mała lub umieszczona blisko krawędzi dolnej, co gwarantuje, że nikt tego nie przeczyta?

Merytoryka: Czy slajdy zawierają autorski tekst, czy raczej “wikipedia, ctrl + c, ctrl + v”? Czy ilość słów nie jest przytłaczająca, bo ciężko jest jednocześnie słuchać i czytać? Czy długość listy punktowanej kończy się na maksymalnie czterech pozycjach, bo większej ilości nikomu nie będzie się chciało przyswajać?

Celowość: Czy slajdy prezentacji stanowią tło Twojej wypowiedzi, czy masz zamiar z nich czytać podczas webinaru (bardzo odradzamy)? Czy to, co prezentujesz, wzmacnia Twój przekaz i ma w pierwszej kolejności zapaść w pamięć odbiorcy? Czy budzi jakieś emocje, np. rozbawienie, zdziwienie, współczucie (byle nie do tego, jak wygląda Twoja prezentacja)? Czy zdjęcia, grafiki, filmy użyte w prezentacji ułatwiają odbiorcom zrozumienie Twojego wywodu? Czy Twój webinar dużo straci, jeśli w ogóle zrezygnujesz z prezentacji?

Złotą zasadą w przypadku przygotowywania prezentacji nie tylko na potrzeby webinaru, ale także do użytku “na żywo” jest to, by zacząć ją mocnym akcentem i takowym ją też zakończyć. Może to być jakieś kontrowersyjne stwierdzenie, przewrotny cytat, szokujące dane na początek oraz żart czy postawienie pytania otwartego na koniec. Intrygujący opening pozwala to przejąć kontrolę nad tym, co u naszych odbiorców w tej sytuacji jest najcenniejsze – nad ich uwagą i skupieniem. Mocne zakończenie z kolei pozostawia trwałe i (oby) pozytywne wrażenie, a także lepiej zapada w pamięć. A oto nam właśnie chodzi.

 

5. PROMUJ ŚMIAŁO, ALE Z ROZWAGĄ

Na nic Twoje przygotowania, na nic Twój webinar, jeśli nikt do niego nie dołączy. Za pomocą streamu live budujesz doświadczenie i by miało rację bytu, co tu dużo mówić, potrzebni są odbiorcy. Dlatego też, gdy już zadbasz o to, jaką użyteczną i pomocną wiedzę chcesz przekazać; o to, w jakiej formule będziesz się komunikować; o to, by wszystko poszło gładko i profesjonalnie na podstawie scenariusza; i o to, by Twoja prezentacja stanowiła dla Ciebie kreatywne wsparcie – czas na promocję Twojej inicjatywy.

Media społecznościowe to Twoi przyjaciele. Nie ma co oszukiwać się, że informacja o webinarze trafi do osób zainteresowanych, jeśli nie zdecydujesz się na reklamę płatną. Zasięgi bezpłatne, czyli organiczne, wypadają bardzo blado przy modelu płatnym, tak więc jeżeli zależy Ci, by odbiorcy się pojawili, niezbędna jest inwestycja. Musisz mieć też na uwadze, że forma reklamy ma kolosalne znaczenie. Nieważne jakie pieniądze wydasz – jeżeli Twój przekaz reklamowy będzie niejasny, nieatrakcyjny, nie przykuwający uwagi – nic nie zyskasz. Nie zapominaj też, do kogo się zwracasz w reklamie, czyli kto jest Twoją “personą”, o której mowa była w punkcie pierwszym.

Znaczna większość webinarów jest bezpłatna, ale “walutą” jaką płacą webinarowicze, jest zazwyczaj pozostawienie danych kontaktowych najczęściej w formie imienia i adresu e-mail. Tak oto możesz budować bezcenny zasób – bazę mailingową. W przypadku kolejnych webinarów masz bezpośredni kontakt do osób, które miały Cię okazję poznać twarzą w twarz lub online. Poza tym za pomocą e-maila możesz szybko i skutecznie rozpowszechniać informacje o swoich produktach i usługach.

„…materiały graficzne zawsze powinny być używane w celu podkreślenia tego, co mówisz, a nie zastąpienia Twoich słów…”

Innym pomysłem na promocję siebie i swoich webinarów jest występ gościnny. Jeżeli tylko masz taką możliwość, warto skorzystać, ponieważ dzięki nawiązaniu współpracy z innymi ekspertami organizującymi webinarium, pokazujesz się nowym odbiorcom. Można też ten zamysł “odwrócić”: zaproś do swojego webinarium na wywiad lub do panelu dyskusyjnego osoby, które chciałyby podjąć dany temat i są otwarte na kooperację w tym zakresie. Oczywiście, by dołączyli do Ciebie eksperci, których nie znasz na “cześć”, myśl przewodnia webinarium musi być w tym wypadku daleka od banału i oczywiście – co najważniejsze – pomocna dla oglądających.

 

6. PRZYGOTUJ SIĘ POD KĄTEM TECHNICZNYM I WIZERUNKOWYM

Założenia, treść i promocja przygotowane, tak więc pozostaje skupić się na tym, by sprawy techniczne nie pokrzyżowały Ci planów. Mowa tutaj zarówno o zaznajomieniu się z funkcjonalnością platformy do webinarów, na której planujesz przeprowadzenie sesji, jak i właściwym ustawieniu sprzętu do streamowania obrazu oraz dźwięku. Wydaje się to oczywiste, lecz na technikaliach wbrew pozorom łatwo polec.

Pierwsza sprawa to wybór serwisu do przeprowadzenia webinarium. Upewnij się, że dany serwis jest przejrzysty, opcje są dla Ciebie czytelne i – jeżeli planujesz webinar prowadzić z gośćmi – że intuicyjny jest również dla aktywnych uczestników webinaru. Nie zaszkodzi, jeśli zrobisz próbny webinar samemu lub razem z osobami mającymi współtworzyć daną sesję. Na pewno musisz pod uwagę wziąć szybkość łącza Twojego i Twoich gości, by stream szedł gładko i nie wzbudzał frustracji w uczestnikach.

Gdy będziesz ustawiać kamerę (niezależnie od tego, czy jest to kamera w laptopie, smartfonie czy faktyczna kamera na statywie) zadbaj o właściwy kadr, oświetlenie, warunki akustyczne oraz odpowiedni ubiór. Sporo o tym pisaliśmy w tym wpisie, lecz w skrócie:
• sprawdź, co znajduje się w kadrze oprócz Ciebie i usuń bałagan / rzeczy mogące rozpraszać widza;
• unikaj jednolitego, białego tła;
• ubierz rzeczy o stonowanych kolorach, najlepiej bez wzorów czy deseni;
• postaraj się uniknąć streamowania z pomieszczenia, w którym panuje pogłos;
• właściwie ustaw mikrofon i uważaj na poziom szumów oraz przesterów;
• przyłóż wagę do odpowiedniego oświetlenia (np. światło kontrowe) i unikaj nagrywania w pobliżu okna.

We wspomnianym wpisie mowa jest także o tym, jak istotna jest autoprezentacja, co mówi o Tobie Twój ubiór i na ile entuzjastycznie podchodzisz do występu przed kamerą (tak, mimo towarzyszącego stresu). Nie od dziś wiadomo, że najwięcej o Tobie mówią nie tyle słowa, co wygląd, gestykulacja, ton głosu, energia. Z tego też powodu prowadzenie webinarium w szlafroku z podkrążonymi oczami świeżo po wczorajszych urodzinach szwagra nie jest najlepszym pomysłem.

 

7. POZOSTAŃ W KONTAKCIE

Wydawać by się mogło, że gdy webinar kończy się, to pasuje życzyć wszystkim miłego dnia i się wylogować. Nic z tych rzeczy! Powyżej poruszaliśmy temat budowania bazy mailingowej. Już na etapie ustalania celu, który chcesz osiągnąć oraz określania sposobu, w jaki zamierzasz pomóc swoim odbiorcom, możesz nakreślić plan tego, jak pozostać z webinarzystami w dalszym kontakcie po tym, gdy sesja dobiegnie końca. Do tego doskonale nadaje się mailing.

Z pewnością Twoi odbiorcy ucieszą się z małej niespodzianki, którą prześlesz im dzień czy dwa po webinarium – nagranie z webinaru, krótki ebook, wpis tematyczny, niepubliczne wideo, w którym uzupełniasz i podsumowujesz webinar, zniżka na Twoje produktu lub usługi itp. Atrakcją może też być wciągnięcie ich w konkurs, w którym nagrodą jest wideo-czat z ekspertem biorącym udział w Twoim webinarium czy też sesja szkoleniowa jeden na jeden.

Pytania i komentarze, które zostawili uczestnicy Twojego webinarium to nierzadko świetny materiał do przemyśleń, który daje sporo informacji o tym, jakiej wiedzy poszukują i jaka treść interesuje ich najbardziej. Możesz to wykorzystać przy tworzeniu kolejnych mailingów do coraz szerszych grup odbiorców. Nikt nie lubi spamu, ale artykuły, komentarze czy też wideo dotyczące spraw, które nas żywo interesują? Jak najbardziej! Ostatecznie webinary robisz po to, by innym pomóc w czymś konkretnym. Niekoniecznie warto nastawiać się na słowa pochwały czy podziękowania. Ich wyrazem będzie to, gdy ludzie ci ponownie dołączą do Twojego kolejnego webinarium. Wtedy masz pewność, że została zrobiona dobra robota!