Miesiącami przygotowujesz wraz z zespołem wydarzenie, które ma skraść serce nie tylko uczestników, ale również sponsorów i partnerów. Setki briefów, rozmów, spotkań; pozapychane skrzynki mailowe i puste kubki po kawie; asapy i f*ckupy; ekscytacja i irytacja. Zależy Ci na dopięciu wszystkiego na ostatni guzik. Ma być tip-top, a jaki ostatecznie okazuje się finał? Doskonały! Wszystko poszło zgodnie z planem, ale…no właśnie. Czy aby na pewno uczestnicy poczuli w pełni, ile Ty i Twój zespół wkładacie w to serca?

Powiedzieć, że organizacja wydarzeń wymaga nerwów ze stali, to jak nic nie powiedzieć. Koordynator eventów znajduje się w czołówkach zestawienia najbardziej stresujących zawodów na rynku (według np. Forbes i Business Insider). No, ale Ty już o tym wiesz i to w dodatku z doświadczenia. Z tym zawodem wiąże się masa nieprzewidzianych sytuacji, zwrotów akcji, momentów krytycznych z jednej strony, a z drugiej: tytaniczny upór w rozwiązywaniu problemów, mistrzowski poziom multitaskingu (tak, to ten moment, gdy ilością kończyn upodabniasz się do ośmiornicy) i czyny w pewnym środowisku uznawane za absolutnie bohaterskie.

Mowa o tym, ponieważ za kulisami dzieje się bardzo wiele, by tego konkretnego dnia od godziny otwarcia rejestracji, każda uczestnicząca osoba czuła, że jest w dobrych rękach. To Was wiele kosztuje i nie chodzi przecież tylko o finanse. Organizując event, najczęściej chcecie coś innym przekazać i coś w nich zmienić. Czy da się sprawić, by uczestnicy Was usłyszeli i zapamiętali jak najlepiej na jak najdłużej (optymalnie – do kolejnej edycji eventu)? Co więcej, czy da się szybciej i skuteczniej przykuć ich uwagę, jeszcze zanim w ogóle planowane wydarzenie się rozpocznie? Da się.

 

 

Dla osób, które kupiły bilet na Wasze wydarzenie, jest to ten jeden (czasem dwa czy trzy) dni, kiedy przenoszą się do świata idei promowanej przez event. Na krótko. Wynoszą z tego wiedzę, przemyślenia i emocje. Te ostatnie w pierwszej kolejności zamieniają się we wspomnienia i ustępują miejsca nowym sytuacjom i przeżyciom. Jeżeli chcesz dać uczestnikom większą dawkę tego, czego oczekują od Twojego eventu (wiedza, przemyślenia, emocje), jednocześnie mocno je utrwalając i upewniając się, że dostrzegą ogrom pracy i zaangażowania, jaką Ty i Twój zespół wkładacie w sprostanie ich oczekiwaniom, trzeba strategię content wideo potraktować poważnie.

W poprzednim wpisie skupiliśmy się na planowaniu i nagrywaniu relacji wideo z eventu. Poruszyliśmy zagadnienia dotyczącego tego, o co zadbać, o czym pamiętać i na jakich podstawach zaplanować współpracę z ekipą filmową. Relacja wideo jest świetną i skuteczną wizerunkowo wizytówką, ale siłą rzeczy przez odbiorców oglądana jest już post factum. Zobaczmy, jaki potencjał daje nam użycie wideo w dwóch innych przypadkach: na długo przed rozpoczęciem eventu oraz już w trakcie jego trwania.

PRZED – NAJPIERW SZNUROWANIE BUTÓW, POTEM ZDOBYWANIE SZCZYTU

Czy podzielasz opinię, że droga wiodąca do celu jest równie ważna jak jego osiągnięcie? Czy zgodzisz się, że w gonieniu króliczka jest często więcej przyjemności niż w trzymaniu go w garści za uszy? Jeżeli tak, to idąc za analogią dostrzegasz, jak duża jest rola konsekwentnego budowania napięcia przed momentem kulminacyjnym i dlaczego warto na tym etapie się skoncentrować. To tutaj jest pole do tego, by stopniowo i konsekwentnie podgrzewać atmosferę przed tym, co w bliższej lub dalszej perspektywie ma nadejść.

A) Jakie wideo przygotować do działań poprzedzających inaugurację eventu:

1. Wywiady z prelegentami / sponsorami / wystawcami biorącymi udział w evencie (zapowiedzi wystąpień, kilka słów o reprezentowanej firmie, dlaczego zdecydowali się wziąć udział itp.). Również w formie live’ów;
2. Seria krótkich zapowiedzi nagranych przez organizatorów (o tym co, dlaczego, dla kogo itp.). Ciekawym pomysłem jest również dłuższy (np. 2 minuty) materiał promo, w którym kilka osób z Twojego zespołu przedstawia bliżej ideę eventu i powód, dla którego agencja postanowiła stworzyć wydarzenie dedykowane konkretnym odbiorcom. To również okazja do tego, by szybko i klarownie wytłumaczyć przyszłym uczestnikom różnicę miedzy poszczególnymi rodzajami biletów (np. pakiet podstawowy, gold, vip itd.) i zademonstrować korzyści związane z droższymi pakietami;
3. Q&A i najczęściej zadawane pytania (krótka i prosta animacja wraz z narracją i transkrypcją tekstu);
4. „Przygotowania zza kulis” – nagrania na gorąco z tego, co się nowego wydarzyło (kto dołączył do grona prelegentów czy sponsorów, jakie nowe atrakcje pojawią się na wydarzeniu itp.). Do tego zaliczyć należy też dzień przed, gdy nierzadko obiekt, w którym ma nazajutrz odbyć się event, jest już do dyspozycji organizatorów i wystawców.
5. Krótki klip promo. Jeżeli to kolejna edycja i w archiwum leżą filmy i foto, materiału nie braknie. Jeżeli to premiera eventu, warto wykorzystać animację z ewentualną narracją i zdjęciami tematycznymi.

B) Jak wykorzystać materiały wideo:

1. Najpierw: co i gdzie będzie publikowane. Platforma publikacji jest kluczowa, bo poszczególne kanały komunikacji mają swoje preferowane formy treści wideo (rozdzielczość, długość, zawartość tekstu w stosunku do obrazu itp.);
2. Następnie: z jaką częstotliwością. Warto zastanowić się, jaką ilością contentu dysponujemy i jak to rozplanować, by nie „wystrzelać się” za prędko lub by nie skumulować prezentowanych materiałów w krótkim czasie tak, że przejdą bez spodziewanego echa;
3. Dalej: kto i kiedy to opublikuje. Treści pojawią się w kanałach komunikacji, którymi zarządza Twoja agencja, ale czy tylko? Być może dysponujesz szeroką siecią kontaktów z influencerami lub też wcześniej jesteś w stanie ustalić z częścią prelegentów, wystawców oraz ze sponsorami i partnerami, by oni wtedy i wtedy opublikowali materiały, które im podeślesz. To kluczowa sprawa, bo choć łatwo to sobie wyobrazić, to w rzeczywistości koordynacja publikacji Twoich materiałów w mediach innych osób to nie lada wyzwanie. Mimo wszystko to konieczność. Zasięgi, zasięgi i jeszcze raz – zasięgi!
4. Finalnie: machina rusza! Nie zapominajmy o monitorowaniu publikacji i szybkich odpowiedziach na interakcje użytkowników. Wśród komentarzy i wiadomości od odbiorców mogą pojawić się sugestie na wagę złota dotyczące sposobu promocji eventu. Pojawić się mogą również pytania, a nikt nie lubi być zostawionym bez odpowiedzi.

 

C) Jaki potencjał mają te materiały:

1. Przykuwają uwagę odbiorców i zachęcają ich do interakcji, powstaje szum i zainteresowanie;
2. Zwiększają ruch w mediach społecznościowych oraz na stronie eventu, co przekłada się na sprzedaż biletów;
3. Powodują rozrost bazy aktualnych i potencjalnych klientów (osoby, które śledzą Twoje media, zapisują się do newslettera itp.);
4. Działają na korzyść Twoich partnerów, bo zapewniają im promocję zorganizowaną przez Ciebie, co może wpłynąć na warunki Waszej współpracy;
5. Pokazują mediom branżowym, że event nabiera rozpędu i że warto zainteresować się tym, nad czym pracujecie;
6. Przedstawiają Wasz dział komunikacji jako pełen pasji i dbający o przyszłych uczestników – w taki sposób jeszcze przed rozpoczęciem wydarzenia budujecie pozytywne oczekiwania.

Wszystko to, co powyżej, to etap po zasznurowaniu butów i ruszeniu w drogę ku przygodzie, ku celowi. Wciąż poruszamy się w tematyce filmu, a dobry film nie rozpoczyna się przecież sceną kulminacyjną, by po niej od razu się zakończyć. Niezwykle ważne są sploty sytuacyjne, które doprowadzają nas do miejsca, w którym czeka na nas główne wyzwanie. Ważne są dlatego, że dają odbiorcy klarowny kontekst. Kontekstem można się zainteresować, w kontekście można znaleźć analogię do własnego życia. Praca Twoja i Twojego zespołu trwa, ponieważ coś ją zapoczątkowało, ma jakiś charakter i dokądś zmierza, by zakończyć się spodziewanym efektem. Są ludzie, którzy chcą obejrzeć, jak tworzysz historię.

W TRAKCIE – TRANSMITUJ ZDOBYWANIE SZCZYTU

Tłumy przy punkcie rejestracyjnym. Przykuwające uwagę stoiska i ciekawe rozmowy. Angażujące warsztaty. Wyjątkowo energiczne wystąpienia na scenie lub słowa warte zacytowania. Postacie dobrze znane i postrzegane jako eksperci w danej branży. Tak, wszystko to nie raz dzieje się w jednym czasie na Twoim evencie, ale warto wykorzystać magię chwili i podzielić się choćby ułamkiem w Twoich mediach społecznościowych. Jest coś szczególnego w przekazie „na żywo”, co przykuwa do ekranu – przekonanie o naturalności i prawdziwości tego, co się dzieje i ciekawość tego, co zdarzyć się może, a czego chcielibyśmy być świadkiem.

Transmisję z wydarzeń na evencie można podzielić na trzy przypadki:

Przypadek I – Lotna kamera

Kamera jest w ciągłym ruchu i krąży po evencie. To forma relacji z tego, co dzieje się tu i teraz. Obraz bez obróbki, bez przygotowania, surowy i dynamiczny. Łapane są interakcje, wypowiedzi, ciekawe stoiska, rozmaite atrakcje. Nie oznacza to oczywiście, że obraz nie jest rejestrowany na kartach pamięci, tak więc ujęcia z takich transmisji można wykorzystać w późniejszych montażach.

Przypadek II – Studio eventowe

Jeżeli istnieje możliwość zagospodarowania niewielkiej przestrzeni, np. 3×3 metry, studio eventowe jest świetnym pomysłem, jeżeli zależy Ci na wypowiedziach zarówno ekspertów, jak i uczestników wydarzenia w formule live. Przy pomocy ścianek eventowych, stolika, krzeseł, lamp i kamer na statywie można szybko stworzyć przestrzeń do relacji „na gorąco” z tego, co aktualnie ciekawego dzieje się na wydarzeniu, a przede wszystkim miejsce do dłuższych rozmów transmitowanych w Waszych mediach.

Przypadek III – Transmisja wystąpień

Czy myśleliście o tym, by osobom, które nie mogą znaleźć się na wydarzeniu, zaproponować płatny dostęp do transmisji z wystąpień na scenie? Dzięki temu każdy, komu okoliczności nie pozwoliły na wzięcie udziału w Twoim evencie, otrzymuje możliwość wykupienia dostępu do merytorycznych materiałów wideo niezależnie od miejsca, w którym się znajduje (byle był tam zasięg!). Istotnym plusem jest to, że podczas prowadzonej transmisji w chwilach przerw, można wyświetlać zaplanowane wcześniej reklamy, powtórki czy zapowiedzi nadchodzących eventów organizowanych przez Twoją agencję.

Gdy trwa wydarzenie, na które cały zespół pracował przez tak długi czas, transmisja z tego, co aktualnie się dzieje, jest wisienką na torcie. To kwestia wcześniejszego omówienia, zaplanowania i upewnienia się co do spraw technicznych. Reszta to kontrolowane „pójście na żywioł”, które eventowi nadaje dodatkowego koloru, a także pozwala wygenerować dodatkowe zyski dzięki transmitowaniu wiedzy podawanej ze sceny czy na warsztatach osobom, które z różnych przyczyn nie mogły być razem z Wami tego dnia.

 

PO – NIE POZWÓL TAK ŁATWO OCHŁONĄĆ

Część pierwsza „Twój event to materiał na film. I to niejeden” dotyczyła organizacji i realizacji nagrań głównie pod kątem montażu relacji z wydarzenia. Jest to najczęstsza forma promocyjna obok fotorelacji, o którą dbają agencje eventowe. Jak jednak sugeruje tytuł niniejszego wpisu, z Twojego wydarzenia może powstać nie jedna a kilka, kilkanaście lub kilkadziesiąt form filmowych. Taki zapas treści umożliwi Twojej agencji wielotygodniowe czy wielomiesięczne rozplanowanie treści wideo przed kolejną edycją. Omówmy w ramach podsumowania, jakie ciekawe formy możemy zrealizować.

1. Relacja z eventu – jak wspominaliśmy, wizytówka wydarzenia i pigułka tego, co się działo podczas edycji minionej i czego można się spodziewać po kolejnej odsłonie.
2. Klip reklamowy – zazwyczaj 30-45 sekund reklamy przedstawiającej krótko i zwięźle odpowiedzi na następujące pytania: Co? Kiedy? Gdzie? Dla kogo? Dlaczego warto?
3. Film reklamowy – dłuższa forma reklamy ze scenariuszem, w której wykorzystuje się nie tylko ujęcia z minionego eventu, ale również inne lokalizacje, postaci oraz mini-fabułę.
4. Wypowiedzi – forma rozmowy przed kamerą, gdzie widoczna jest twarz rozmówcy, a osoba zadającego pytania jest „schowana” w kadrze. Seria kilku czy kilkunastu takich wypowiedzi z różnymi rozmówcami doskonale przedstawia event z różnych punktów widzenia.
5. Wywiady – dłuższa forma rozmowy przed kamerą, gdzie obecny jest również prowadzący. Wymaga zaaranżowania przestrzeni do spokojnej konwersacji. Rozmowy z ekspertami odbywane wokół tematyki eventu dają niejednokrotnie bezcenną treść do budowy wizerunku.
6. Rekomendacje – krótkie wypowiedzi uczestników na temat ich wrażeń z eventu.
7. Nagrania VOD – nagrania ekspertów na scenie, podczas szkoleń, warsztatów itp., do których później sprzedawany jest dostęp online wszystkim zainteresowanym osobom.
8. Promo sponsorów / wystawców / partnerów – filmy zawierające dłuższe rozmowy z czynnymi uczestnikami czy reprezentantami firm, którzy mają swoje stoisko firmowe na evencie.
9. „Behind the scenes” / „Aftermovie” – filmy przedstawiające to, co działo się przed lub po evencie jako „smaczek”, atrakcyjny dodatek, niepublikowane ciekawostki, towarzyszące konkursy itp.

Mimo wszystkich słów, które tu padły, nadal może w Twojej głowie wyświetlać się natrętne pytanie: „No dobra, ale w ogóle po co to wszystko?”. Mówiąc (pisząc) w telegraficznym skrócie:

• by zwiększyć ilość uczestników i, co za tym idzie, wpływy z biletów oraz produktów poeventowych (np. materiałów VOD);
• by od samego początku tworzyć wyróżniającą się markę z charakterem, która dzięki wiarygodności i wysokiej jakości materiałom, będzie konsekwentnie budowała bazę klientów;
• i wreszcie, by Twoja i Wasza praca dzięki zaangażowaniu ekipy, która nie wypuszcza kamer z dłoni, spotkała się z takim uznaniem, szacunkiem i zwrotem z inwestycji, na jaką zasługuje.

To, co robisz Ty wraz z zespołem, to niemal gotowy scenariusz. Do Was należy decyzja, kiedy (i czy w ogóle) wciśniecie przycisk „record”. Do zobaczenia na (nie)wielkich ekranach.