Jeśli pracujesz w agencji eventowej, Twoja rola w codzienności wielu ludzi jest nie do przecenienia. W często niezwykle mało ekscytującej prozie życia niemal każdy wypatruje dnia, godziny czy choćby chwili, w której ktoś wyrwie ich hen! daleko, tam gdzie rządzą świeże emocje i nowe doświadczenia. Wydarzenia, które współtworzysz z oddanym zespołem, to dla nich portal do innego świata. Reżyserujesz przygodę, dlaczego więc nie pokażesz jej na (nie)wielkim ekranie?

Angielskie słowo „eventually” tłumaczone jest na polski jako: „ostatecznie”, ale też „wreszcie” czy „w końcu”. Wyrażenie to w swoim rdzeniu zawiera słowo „event”, czyli nasze swojskie „wydarzenie”. Nic więc dziwnego, że gdy nadejdzie godzina długo wyczekiwanego koncertu, kongresu czy konferencji, wielu z nas, stojąc już w kolejce po identyfikator eventowy, krzyknie w duchu (lub na głos): „wreszcie tu jestem!”. Czuć lekki dreszczyk emocji. Czuć oczekiwania co do tego, jak wszystko przebiegnie. W ręce organizatorów oddajemy nasz czas i naszą otwartość na przeżycia.

Ludzie biorą udział w szeroko pojętych eventach z najróżniejszych powodów, ale można je z grubsza podzielić na dwie główne kategorie wzajemnie się niewykluczające – chcą coś przeżyć lub czegoś się nauczyć. Niezależnie jednak od indywidualnych intencji, wspólnym mianownikiem organizowanych wydarzeń jest to, by być razem w jednym miejscu wśród osób nam podobnych zainteresowaniami, światopoglądem czy wrażliwością. To taka odwieczna, socjologiczna „plemienność”, która czai się za potrzebą bycia bliżej z innymi i oglądania siebie w ich oczach.

Dobre eventy z wyjątkową atmosferą mają dwie cechy wspólne. Pozostawiają uczucie, że wychodzi się z nich, będąc nieco innym człowiekiem. To po pierwsze. Po drugie zaś – zawsze za szybko dobiegają końca i pozostawiają niedosyt zgodnie z powiedzeniem, że wszystko, co dobre, szybko się kończy. Wydarzenia ulatują z pamięci wraz z tym, co przeżyliśmy i wynieśliśmy wewnątrz siebie. Przyda się więc sprawdzony i atrakcyjny sposób na to, by dodać trochę cugu do lekko przygasłego po czasie żaru eventowych emocji. Powietrzem tu będzie forma filmowa.

NAŁADUJ BATERIE – CO, JAK I DLACZEGO

Zacznijmy od tego, od czego zaczyna się zazwyczaj – od początku. Pierwszym krokiem jest przygotowanie się i upewnienie, że wiemy, po co to robimy, w jakiej formie i jakimi narzędziami. Tak jak przed dniem zdjęciowym sprawdza się sprawność wszystkich podzespołów i ładuje się baterie do kamer, tak i Ty przed eventem musisz nakreślić jasno:

1. Jaką główną wartość chcesz przekazać poprzez to wideo – informacje czy emocje? Jeśli informacje, to czy podane instant, live, „na gorąco”, czy może w formie „przefiltrowanej” relacji po imprezie? Jeśli emocje, to takie, które powodują śmiech czy raczej uśmiech (i łzy) wzruszenia? Od tego punktu w głównej mierze zależy cały charakter filmu;
2. Jaka forma najlepiej będzie odpowiadała założonemu celowi (relacja, transmisja, wywiady). Z eventu nie musi (i nie powinna!) powstać treść filmowa wyłącznie w jednej formie. Warto „wycisnąć” ile się da z tego, co dziać się będzie na Twoim evencie. Miej również na względzie to, jakimi kanałami komunikacji dysponuje Twoja agencja, bo to paląca kwestia w przypadku doboru formatu i charakteru wideo do poszczególnych platform;
3. Na czym chcesz się skupić w gotowym obrazie (skala eventu, atrakcyjne stoiska, rozmowy z ludźmi, emocje na twarzach itp.) oraz przy użyciu jakich narzędzi najefektywniej to zrealizować (oprócz kamer np. gimbale, rig, slidery, lampy, mikrofony itp.).

Najistotniejsze dla Ciebie jako osoby, która zna swój event od podszewki i wie, do kogo jest on skierowany, jest jasna i klarowna (często złożona – to się nie gryzie) odpowiedź na punkt pierwszy. Ekipa filmowa, która usłyszy (lub najlepiej: przeczyta w formie briefu) Twoje wytyczne, poprowadzi Cię dalej przez punkt drugi (dobór formy) i zadba po swojej stronie o punkt trzeci (konsekwencję i niezbędne technikalia). Dialog między organizatorem a realizatorem wideo od tego momentu jest nie tylko wskazany. Jest niezbędny.

ROZŁÓŻ STATYW – REALIZACJA, CO MA RĘCE I NOGI

Dobra nasza, najtrudniej jest zacząć. Teraz mamy już nie tylko sprzęt gotowy do działania, ale również ustalone wzajemne oczekiwania i wspólną wizję. Ale, ale! Tutaj nie powinniśmy w żadnym wypadku uśpić lub przerwać komunikacji między Tobą a filmowcami. Po to, żeby uniknąć podszytego irytacją i rozczarowaniem „co jest grane?” po otrzymaniu przez Ciebie gotowych materiałów wideo, musi być jasne, co jest nagrywane. Dodatkowo też warto ustalić, jaka i czy w ogóle będzie Twoja ewentualna pomoc w trakcie tego procesu. Wszystko po to, by statyw współpracy między Tobą a ekipą filmową stał stabilnie i by uniknąć „chybotania się” wspólnych ustaleń. Po kolei.

1. W briefie dla ekipy filmowej po określeniu oczekiwanego przez Ciebie charakteru wideo, nakreśl precyzyjny plan realizacji zgodnie z Twoimi priorytetami, z tym, na czym najbardziej Ci zależy. Napisz kto, co, gdzie i o której ma zostać nagrane. Warto dodać też kontekst – dlaczego akurat na te ujęcia trzeba położyć nacisk. To pomaga w realizacji i na miejscu, i podczas montażu.
2. Wydarzenia to kontrolowany chaos. Podczas eventu niejednokrotnie dzieje się kilka rzeczy w jednym czasie (np. szkolenia i wykłady w osobnych salach; prelegenci, z którymi ma być przeprowadzony wywiad, przygotowują się już do wyjścia po zejściu ze sceny; prezentacje produktów i usług partnerów i sponsorów wydarzenia itp.). Harmonogram działań pozwoli zminimalizować ryzyko ominięcia ważnych ujęć. Filmowcy z takim briefem na przynajmniej kilka dni przed eventem ozłocą Cię.
3. Czy czynnie pomożesz w organizacji nagrań – czy poinformujesz wcześniej osoby, z którymi chcesz otrzymać wywiad, o tym, że ten wywiad będzie z nimi przeprowadzany, by się za szybko nie ulotniły; czy zadbasz o miejsce, w którym takie wywiady można przeprowadzać; czy tak szybko jak to możliwe poinformujesz o nieplanowanych zmianach w trakcie trwania eventu (np. zmiana godzin wystąpień, czyjaś nieobecność itp.); czy zwyczajnie będziesz dostępny/dostępna w przypadku jakichkolwiek pytań. Z perspektywy osób, które śmigają z kamerą w te i we wtę, koncentrując się wyłącznie na tym, by uwiecznić dla Ciebie najpiękniejsze kadry, to bardzo ważne sprawy.

USTAW OSTROŚĆ – BOHATER A TŁO

Każda historia potrzebuje w swoim centrum bohatera. Nie inaczej jest w obiektywie kamery. Rozpatrzyć możemy tutaj trzy przykłady narracji w zależności od jej przedmiotu. Poruszymy to krótko. Z kolei narracja w zależności od podmiotu to temat na inny wpis. Pamiętaj – mimo, że to ekipa filmowa dysponuje sprzętem i umiejętnościami, to Ty swoimi sugestiami i wizją ustawiasz ostrość na tym, co według Ciebie jest najistotniejsze. Mówiąc krótko, w tym wypadku to Ty tworzysz historię, którą opowiadają inni.

Przypadek I: Opowieść o idei

Narracja obrazem i dźwiękiem (łącznie z ew. wypowiedziami uczestników) dotyczy w pierwszej kolejności idei odbywającego się eventu – dlaczego, o czym i dla kogo. Nacisk na branding eventu, na korzyści z uczestnictwa, na wrażenia, na dalsze plany rozwoju inicjatywy. Bohaterem tu jest samo wydarzenie, które skupia i jednoczy ludzi wokół pewnego zamysłu, branży czy postaci głównej. Jest to najczęściej spotykana forma realizacji wideo z eventów.

Przypadek II: Opowieść o uczestnikach

Mocno eksponowane są emocje i przemyślenia uczestników, ich mikro-historie, które składają się na większą opowieść o tym, dlaczego ludzie ci wzięli udział w danym wydarzeniu. Event jest tłem. Stanowi przestrzeń, gdzie wszystkie te postacie spotkały się z różnych (a może z tego samego) powodów? Czym się zajmują i kim są? Co spowodowało, że zainteresowali się Twoim eventem? Jak dowiedzieli się o Twoim wydarzeniu? Czego w nim szukają? Czego oczekują? Co przeżyli? Kogo poznali? Słowem, jest to opowieść o Twoim evencie przepuszczona przez subiektywizm poszczególnych uczestników. To oni budują skojarzenia i wartość Twojego eventu według ich refleksji i doświadczenia.

Przypadek III: Opowieść o Was

Obiektyw skupiony jest na profesjonalizmie, poświęceniu i pasji Twojego zespołu organizacyjnego. Pokazuje wydarzenie jako akt twórczy wielu umysłów, jako inicjatywę czasochłonną, stresogenną, ale dającą moc satysfakcji i radości. Organizowany event jest celem, a bohaterem jesteś Ty i Wy. W takich wypadkach warto realizować ujęcia również z procesu przygotowawczego do wydarzenia, zza kulis, a także z tego, jak wyglądała sytuacja, gdy już „opadł kurz” i event dobiegł końca.

Trzeba tu zaznaczyć, że na dobrą sprawę event zaczyna się znacznie, znacznie wcześniej, niż w dniu, w którym następuje jego inauguracja. Niby jest to oczywiste, ale nie do końca. Nie zawsze się o tym pamięta, a to niejednokrotnie piękne opowieści „behind the scenes”. Między innymi o tym będzie jeszcze mowa w części drugiej tego wpisu. W tym miejscu zakończmy część pierwszą.